第一章  总则

第一条  为规范海峡两岸茶业交流协会（以下简称“海茶会”）举办的展会论坛等活动质量，根据中央关于加强展会、论坛等活动管理有关要求，结合海茶会实际，制定本办法。

第二条  本办法适用范围是海茶会自主组织或参与的各类展会、论坛等活动等。

第三条  举办展会、论坛等活动不得超出海茶会《章程》所规定的宗旨及业务范围，应符合农业农村部及有关部门要求。活动的组织应确保目标明确、规模适宜、数量恰当、经费合理，并注重实际成效，以彰显行业特色。此外，活动必须依照国家相关法律法规，经过业务主管单位的审批，方可正式举办或参与。

第二章  举办责任

第四条  由海茶会主办的展会、论坛等活动，海茶会具有决定会议的主题、规模、周期、地点、形式以及选定承办者的权利，并承担相应的责任和义务。

第五条  海茶会以“主办单位”、“协办单位”、“支持单位”、“指导单位”等方式合作举办展会、论坛等活动，要切实履行职责，对活动全过程和重要环节要予以把关，不得以挂名方式参与合作或者收取费用。承办或协办单位是公司、企业等营利性组织的，海茶会应当对其资质、能力、信用等进行甄别考察，慎重选择合作对象，保证活动依法有效开展。

第六条  海茶会主办的展会、论坛等活动可根据组织需要，委托承办单位。根据实际需要海茶会也可以承办其他单位（政府部门、科研院校）主办的展会、论坛等活动。承办单位受主办单位委托，负责会议各项具体工作的组织实施。承办单位应定期向主办单位报告会议筹备情况，及时沟通，必要时召开会议协调有关工作。

第七条  海茶会根据发展需要可以协办或支持其他单位主办的展会、论坛等活动，海茶会应与相关单位签署协办、支持协议，明确各方权利义务。海茶会协办、支持的展会、论坛等活动，应由主办方或承办方正式邀请，职责仅为提供部分资金支持或协助部分活动工作，不对外承担责任。

第三章  申请与审批

第八条  秘书处应根据海茶会年度工作计划和市场需求，制定展会、论坛等活动计划。

第九条  海茶会主办或参与的展会、论坛等活动，须于每年年初拟订计划及费用预算，待集体通过后，向业务主管单位报批。

第四章  筹备和组织

第十条  活动的筹备：

（一）秘书处负责活动的整体筹备和组织工作，承担活动的业务部门负责具体实施工作，有关部门配合，确保活动各项工作有序进行。

（二）活动筹备前，应按照章程规定，履行内部工作程序，同时报业务主管单位审批、备案（备案事项应当包括：活动名称、预期目标、内容、规模、参与范围、时间、地点、经费来源等），待业务主管单位审批同意后，方可正式开展筹备工作。

（三）活动需设立组织委员会，负责会议组织工作，包括选址、通知、联系参会者、经费的预算、收取、使用等。

（四）活动组委会应及时将活动的进展情况向秘书处通报。

（五）如发现活动不具备召开条件，应及时向秘书处报告，说明延迟或取消的原因，并尽早发出推迟召开或停开会议的通知。无特殊情况一般不宜取消。因各种原因，延期举办的会议，须说明理由，并重新研究。

第十一条  活动的组织

（一）根据活动要求，各项筹备工作就绪之后方可召开。

（二）组织活动时，应严格按照筹备方案执行，确保活动的顺利进行。

（三）保障活动顺利举办，活动现场要留有足够的疏散通道和安全应急出口并告知参加活动者。

（四）活动结束后，应及时收集活动方案及通知文件、预算方案、工作分工、物料清单、行程安排、主持稿、致辞稿、照片、视频、新闻报道、财务决算与支付等相关资料，形成活动档案，并进行归档保存。

第五章  参与活动

第十二条  参与其他单位组织的展会、论坛等活动时，应充分了解活动背景、目的和要求，并需提前向海茶会负责人报备。

第十三条  参与活动中，应分享行业经验和知识，促进行业发展和合作。要注意言行举止，遵守活动纪律和规定，不得损害海茶会和行业的声誉。

第十四条  参与活动结束后，应将所参与活动内容、情况、正式邀请函、新闻报道稿、致辞稿、活动照片、视频等相关材料归档后向秘书处汇报。

第六章  经费管理

第十五条  海茶会应确保活动中的经费来源要符合国家法律法规和有关政策规定。

第十六条  在活动中，要厉行节约、勤俭务实，不得组织或参与乱收费、乱摊派等违法违规活动，坚决杜绝各类形式主义和奢侈浪费。 

第十七条  海茶会应严格按照预算执行活动经费，确保经费使用的合理性和规范性，加强经费使用的监管和审计。

第十八条  活动结束后，海茶会应对实际发生的经济业务事项，应当按照《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》等规定，如实进行会计核算，全部收入纳入单位法定账册。

第七章  监督检查

第十九条  海茶会举办或参与的展会、论坛等活动：

（一）不得利用党政机关名义举办或与党政机关联合举办；

（二）主题和内容不得超出章程规定的业务范围；

（三）不得强制其他组织或者个人参加，不得强行收取相关费用；

（四）不得进行与收费挂钩的品牌推介、成果发布、论文发表等活动；

（五）不得借机变相公款消费、旅游，不得发放礼金、礼品、昂贵纪念品和各种有价证券、支付凭证。

第二十条  海茶会不得邀请党政领导干部出席与本职工作无关的论坛、论坛活动，不得对党政领导干部的出席情况进行虚假宣传。

第二十一条  海茶会与境外组织的展会、论坛等活动，以及邀请境外组织或者个人来中国内地参加的展会、论坛等活动，应当遵守有关法律法规和政策规定。邀请外国政要或前政要参加展会、论坛活动的，应报有关部门审批。

第二十二条  海茶会举办展会、论坛等活动，应当接受登记管理机关、业务主管单位、纪检监察部门和审计机关的监督检查，在年度工作报告中作为重大业务活动事项报告。

第八章  信息管理与宣传

第二十三条  在举办展会、论坛等活动筹备过程中，应建立信息管理机制，及时收集、整理、如实发布活动相关信息。不得不实宣传、夸大宣传。

第二十四条  应积极利用各类媒体和渠道，对展会、论坛等活动进行宣传和推广，提高活动的知名度和影响力。

第九章  附则

第二十五条  本办法未尽事宜，由理事会授权秘书处制定相关细则，经2025年7月15日第三届常务理事会第六次会议审议通过后生效并实施。

第二十七条  本办法由秘书处负责解释和提出补充与修改意见。

 

 

 

 

海峡两岸茶业交流协会

                                 2025年7月15日